Une fontaine au milieu de la forêt

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Voici ce que font les bons patrons pour leurs employés à distance

Les avantages d’une forte culture d’entreprise sont bien connus : engagement, productivité et loyauté pour n’en citer que quelques-uns. Mais comment pouvez-vous garantir l’investissement émotionnel des employés qui travaillent à distance ?

 

Les principales entreprises mondiales sont généralement celles qui possèdent le plus grand sens de la « culture d’entreprise », selon le consultant et expert de la performance américain, Chris Dyer, dont le dernier ouvrage « The Power of Company Culture », a remporté le prix du meilleur livre d’affaires de l’Independent Press Awards 2018. Néanmoins, les entreprises comptant une forte proportion d’employés à distance sont confrontées à une question épineuse : comment inculquer un ensemble de valeurs d’entreprise lorsque la majorité du personnel ne se croise jamais ?

Selon une étude réalisée par IWG, la maison-mère de Regus, cette année(1), 70 % des employés des sièges sociaux travaillent à distance à un moment ou à un autre de la semaine, dont 53 % pendant au moins la moitié de la semaine. Une étude du Harvard Business Review(2) a mis en évidence que les télétravailleurs ont davantage tendance à se sentir moins bien traités et exclus par leurs collègues.

De ce fait, est-il possible de conserver une culture d’entreprise lorsque vos employés ne travaillent pas nécessairement au même endroit ? Si oui, à quoi ressemble-t-elle ? Après avoir passé les 20 dernières années à conseiller de grandes entreprises comme Citigroup, Honda et Century 21, Chris Dyer connaît la réponse…

Qu’est-ce que la culture d’entreprise ?

Chris Dyer : il s’agit de la façon dont les employés conduisent l’activité, c’est-à-dire leur façon d’agir en l’absence de toute surveillance. Comment prenons-nous des décisions ? Comment interagissons-nous entre nous et avec autrui tout au long de la journée ? Cette culture consiste en un ensemble de croyances et la maîtrise d’un ensemble de directives et de processus.

Pourquoi est-elle si importante ?

CD : la culture d’entreprise permet aux entreprises de bénéficier d’un avantage fondamental sur le marché tout en garantissant leur excellence et leur réussite. Elle leur permet également d’atteindre les objectifs fixés, de retenir les meilleurs talents et de faciliter le départ des éléments indésirables. Lorsque vous êtes franc et honnête sur vos principes, certaines personnes préfèreront également partir d’elles-mêmes si elles pensent ne pas être à leur place. Les plus grandes entreprises mondiales (qui sont également les plus rentables) possèdent toutes une culture d’entreprise très forte d’après leurs employés et des vérifications opérées par des tiers.

Quels sont les avantages ?

CD : une étude réalisée par Gallup l’année dernière(3) a révélé que le principal facteur de satisfaction ou d’insatisfaction des employés au sein de leur entreprise n’était pas l’argent ou les perspectives de promotion, mais bien l’écoute ou l’absence d’écoute. Je pense que les dirigeants peuvent facilement en tenir compte. Ils peuvent impliquer davantage leur équipe en prenant le temps de s’assurer que leurs employés sont écoutés. Bien évidemment, ils ne sont pas obligés de mettre en pratique toutes les idées de leurs employés, mais ces derniers doivent pouvoir exprimer leur vision. Ils doivent pouvoir partager leurs connaissances tout au long de la journée tout en veillant à ce que leurs interlocuteurs les comprennent.

Comment le travail à distance affecte-t-il la culture d’entreprise ?

CD : si votre entreprise compte de nombreux télétravailleurs, la culture d’entreprise n’est plus l’une des priorités, mais la priorité. En effet, il est beaucoup plus difficile pour ces employés de comprendre ce que vous attendez d’eux et comment ils doivent se comporter si vous ne leur fournissez ni structure ni directives. Voyez cela comme une « source de sécurité » expliquant comment votre entreprise procède. Les dirigeants doivent clairement expliquer leurs valeurs, leur cahier des charges, ce qu’ils vendent et comment ils fonctionnent. Ces informations doivent être communiquées par le sommet de la hiérarchie à toutes les strates de l’entreprise.

Chris Dyer, auteur de « The Power of Company Culture »

Chris Dyer, auteur de « The Power of Company Culture »

 

Pourriez-vous citer quelques techniques pratiques pour motiver une équipe travaillant à distance ?

CD : je recommande la « discussion communautaire »(4) qui implique de nommer les choses pour faciliter leur compréhension. Par exemple, toutes les réunions ont un nom les définissant. Une réunion « punaise » vise à traiter un problème mineur. N’importe quel employé peut demander ce type de réunion et dire : « voici mon problème, pouvez-vous m’aider ? ». Les réunions téléphoniques ne durent pas plus de 15 minutes.

Une réunion « autruche » concerne un problème d’incompréhension requérant la réunion de quelques personnes pour obtenir des explications. Une réunion « éléphant » est réservée au traitement des problèmes majeurs. Les participants doivent se préparer au préalable en effectuant des recherches pendant deux heures. J’encourage les entreprises à adopter un vocabulaire et des acronymes qui leur sont propres, c’est-à-dire personnalisés en fonction de leurs activités. En plus d’améliorer la productivité, cela permet de garantir une communication efficace entre les employés.

Recommandez-vous des outils ou des applications ?

CD : j’apprécie le système de gestion de projets Base Camp(5) qui permet d’obtenir un modèle complet des obligations de chacun à l’arrivée d’un nouvel employé ou face à un nouveau client. Vous n’avez donc pas besoin de créer une réunion pour cela. Une personne est en charge du déroulement du projet et toutes les parties impliquées sont informées de ce qu’elles doivent faire. Base(6) intègre de nombreux outils pratiques, notamment l’enregistrement des appels téléphoniques à des fins de formation. Le programme de chat vidéo Marco Polo(7) est également un excellent outil. Il ressemble un peu à une vieille radio bidirectionnelle. Vous enregistrez votre vidéo et un tiers peut la visionner quelques instants seulement après le début de votre prise de parole sans pouvoir vous interrompre. Cela peut s’avérer pratique pour quelques équipes à distance lorsque les fuseaux horaires sont complètement différents.

Slack(8) vaut également le détour. Vous pouvez créer une « salle » que vous pouvez appeler « Machine à café » (ou tout autre nom similaire) où les employés peuvent parler de leur famille ou aborder d’autres sujets comme ils le feraient à la machine à café dans un bureau physique. C’est un lieu idéal pour montrer sa reconnaissance : les employés peuvent ainsi y remercier des collègues en présence d’autres tiers qui peuvent également exprimer leur gratitude. Un mécanisme intentionnel doit exister pour avoir l’assurance que cela se produise.

Comment puis-je convaincre mon entreprise de commencer à s’intéresser sérieusement à notre culture ?

CD : la culture d’entreprise optimise la productivité. Lorsque les employés comprennent les règles du jeu (l’objectif de l’entreprise) et ont accès aux informations appropriées, la culture d’entreprise est améliorée et le personnel est plus productif. De nombreuses études(9) montrent que plus la culture d’entreprise est élevée plus les profits des entreprises sont importants. La corrélation est directe.

 


« The Power of Company Culture: How any business can build a culture that improves productivity, performance and profits » de Chris Dyer est désormais disponible aux éditions Kogan Page

Interview de Chris Dyer par le journaliste britannique Etan Smallman

Sources :

(1) https://www.iwgplc.com

(2) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

(3) http://gallup.com/file/reports/199961/SOAW%202017%20FINAL.PDF

(4) https://www.hrzone.com/lead/culture/communicating-company-culture-understanding-the-role-of-unique-language-in-business

(5) https://basecamp.com/

(6) https://getbase.com/

(7) http://uk.businessinsider.com/marco-polo-app-how-to-use-tips-and-tricks-photos-2017-1

(8) https://slack.com/

(9) https://www.forbes.com/sites/williamcraig/2017/08/03/8-ways-company-culture-drives-performance/